TAVOITTEET

Viestintäsuunnitelman tavoitteena on edesauttaa Omaura ry:n hallituksen ja jäsenten sekä Omauraryhmissä työskentelevien henkilöiden keskinäistä sujuvaa tiedonkulkua. Tärkeää on myös selkiyttää ja kehittää ulkoista viestintää esimerkiksi sisältöjen ja vastuunjaon osalta.

SISÄINEN VIESTINTÄ

Omaura ry:n valtakunnallinen toiminta:

Puheenjohtaja vastaa vuosittaisen toimintasuunnitelman ja –kertomuksen toimittamisesta. Se lähetetään jäsenille huhtikuun alkuun mennessä sähköpostitse. Molemmat tulevat nähtäväksi yhdistyksen kotisivuille. Sihteeri laatii hallituksen kokousten pöytäkirjat ja lähettää ne jäsenille viikon kuluessa kokouksesta. Myös pöytäkirjat laitetaan kotisivuille. Puheenjohtaja kutsuu koolle vuosikokouksen sähköpostitse ja kotisivujen kautta. Rahastonhoitaja toimittaa puheenjohtajalle tilinpäätöstiedot maaliskuun 15:een päivään mennessä.


Alueellisten verkostojen toiminta:

Kunkin alueverkoston vetäjä vastaa verkoston vuosittaisten toimintasuunnitelman ja –kertomuksen laatimisesta ja sen toimittamisesta ry:n puheenjohtajalle maaliskuun 15:een päivään mennessä. Kokousajankohdat sovitaan lukuvuosien alussa. Vetäjä lähettää osallistujille kokouskutsun viimeistään kaksi viikkoa aikaisemmin. Kutsu lähetetään myös kotisivuille. Verkostojen tapaamisista laaditaan muistio, jonka vetäjä lähettää sähköpostitse verkoston jäsenille sekä kotisivuille viikon kuluessa.


Kansainvälinen toiminta:

Kotisivujen ylläpitäjä vastaa INEPSin ja IPLEn kongressi- ja seminaarikutsujen sekä muiden kansainvälisten tiedotteiden välittämisestä kotisivuille. Yhdistyksen edustajana seminaareihin tai kongresseihin tai muuhun kansainväliseen toimintaan osallistunut raportoi kotisivuille kahden viikon kuluessa kokemuksistaan.


ULKOINEN VIESTINTÄ

Puheenjohtaja vastaa vuosittaisen toimintasuunnitelman ja –kertomuksen lähettämisestä avustushakemuksineen ja/tai tilinpäätöstietoineen rahoittajille sekä muille sidosryhmille, esimerkiksi Opetushallituksen yhteyshenkilölle, huhtikuun loppuun tai rahoittajan asettamaan määräaikaan mennessä. Yhdistyksen nimissä raha-anomuksen voi allekirjoittaa vain hallituksen valtuuttama puheenjohtaja. Alueverkostostossa sovitaan kevään aikana siitä, ketkä lähettävät toimintakertomuksen ja –suunnitelman esim. opetus-, nuoriso- ja sosiaalitoimien yhteyshenkilöille ennen kouluvuoden päättymistä.

Kotisivuvastaava huolehtii sivujen päivittämisestä kuukausittain.. Sivuille kootaan tiedot Omauraan liittyvistä artikkeleista, tv-ohjelmista, opinnäytetöistä jne. Alueverkostojen vetäjät vastaavat siitä, että kotisivuvastaavalla on ajankohtaiset yhteys- ym. tiedot käytössään.

Vuosittaisin tempauksin lisätään Omauran näkyvyyttä (esitteet, t-paidat, pinssit, tapahtumat jne.) rahatilanteen mukaan. Asiasta päättää hallitus. Koulutuksista ja seminaareista ilmoitellaan alan julkaisuissa sihteerin laatimalla kutsulla lukukausien alussa.

Sellaisista hankkeista, tapahtumista ja tempauksista, joilla mahdollisesti on laajempaa kiinnostavuutta, sihteeri laatii lehdistötiedotteen ja toimittaa sen tiedotusvälineille hyvissä ajoin.


Arviointi

Tiedottamisen onnistumista ja kehittämistarpeita arvioidaan vuosikokouksen yhteydessä jäsenille etukäteen tehdyn palautekyselyn pohjalta. Viestintäsuunnitelmaa kehitetään saadun palautteen pohjalta. Kotisivuille tehdään palautelaatikko sivujen käyttäjille.


Tiedottaminen talousarvioon

Tiedottamisesta vastaaville suoritetaan kulukorvaus yhdistyksen hallituksen vuosittain kokouksessa päättämällä tavalla. Hallitus päättää vuosittain myös muista tiedottamiseen käytettävistä varoista ja niiden kohdentamisesta.